Departemen Keuangan dan Administrasi SDM berfungsi sebagai tulang punggung organisasi/lembaga yang menjaga reputasi dan keberlanjutan kegiatan proyek Yayasan Borneo Institute (BIT) agar tetap profesional, transparan, serta akuntabel baik di tingkat lokal, nasional maupun internasional. Menggabungkan keahlian Manajemen Akuntansi dan Manajemen Operasional, departemen ini bertindak sebagai garda utama dalam pengawasan anggaran, pengendalian arus kas, pengurusan logistik dan transportasi, hingga pemenuhan standar kepatuhan terkait Administrasi SDM seperti: kontrak kerja, kepatuhan pajak dan perlindungan tenaga kerja (BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan). Selain berurusan langsung dengan pihak perbankan, vendor, supplier, pemerintah (Dirjen Pajak dan BPJS), serta lembaga donor baik nasional maupun internasional, departemen ini juga aktif berinteraksi dengan komunitas di lapangan, melalui program peningkatan kapasitas dan literasi keuangan bagi kelompok tani di desa dampingan BIT.
Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, Departemen Keuangan dan Administrasi SDM dikelola dan dijalankan oleh 3 orang yang bertugas sebagai Finance Officer, Accounting Officer dan Finance Manager yang berkomitmen dan memiliki integritas dalam menjaga tata kelola keuangan dan administrasi SDM Yayasan BIT menjadi profesional, transparan dan akuntabel. Finance Officer bertugas untuk mencatat dan menjurnal seluruh transaksi keuangan dari buku kas dan bank hingga menginputnya ke dalam sistem aplikasi akuntansi keuangan yang digunakan Yayasan BIT yaitu Sistem Akuntansi for NGO (SANGO), mengelola penerimaan dan pengeluaran kas operasional kantor, menginventarisir aset BIT, melaksanakan pengadaan logistik dan kebutuhan kantor, serta verifikasi dan fasilitasi pencairan Uang Muka (UM) dana proyek sesuai tiga level otorisasi (Finance, Accounting dan Finance Manager) untuk keperluan berkegiatan di lapangan, verifikasi LPJ bukti transaksi dari staff lapangan, dan membantu pemantauan penggunaan anggaran. Sementara itu, Accounting Officer bertugas pada pengawasan mutu laporan keuangan dengan memeriksa serta verifikasi keabsahan dan kebenaran seluruh bukti transaksi keuangan yang telah disusun, mengkonfirmasi kesesuaian jurnal transaksi keuangan, serta menyusun laporan keuangan secara berkala/periodik sesuai kebutuhan audit maupun mitra donor, sekaligus menyiapkan laporan keuangan lembaga untuk diaudit secara independen yang berstandar nasional maupun internasional. Di sisi kepemimpinan, Finance Manager bertugas memeriksa dan verifikasi hasil kerja Tim Keuangan (Finance dan Accounting), otorisasi pencairan UM kegiatan dana proyek, menyusun rancangan RAB proyek baru bersama Direktur dan Tim Fundraising BIT, mengelola dan mengawasi atas kepatuhan administrasi SDM, mengelola dan mengawasi penggunaan aset maupun alat transportasi kantor, memfasilitasi pembuatan dan pembaharuan SOP organisasi, yang selalu dibahas secara demokratis, diamandemen dan proses akhirnya disetujui oleh seluruh karyawan bersama Manajemen BIT. Selain itu, seluruh Tim Departemen Keuangan dan Administrasi SDM juga ikut serta memberikan pelatihan dasar pembukuan sederhana bagi kelompok tani di desa-desa wilayah dampingan BIT.
Pelatihan Masyarakat
Kami mendukung Kelompok Tani tidak hanya dari segi teknis, tetapi juga dengan pelatihan dalam masalah keuangan, yang melatih ketua-ketua mereka secara efektif dan transparan untuk mengelola uang yang mereka dapatkan dari penjualan produk dan membagi keuntungan secara adil untuk seluruh anggota. Kami secara periodik mengatur pelatihan di lapangan, juga untuk perpajakan dan menyediakan bantuan untuk mereka menjalin hubungan dengan bank dan institusi keuangan lainnya.
